Como abrir, executar e faturar uma ordem de serviço

Este guia segue uma OS de assistência técnica do começo ao fim: o cliente deixa um notebook que não liga, você orça, ele aprova, o técnico conserta e o cliente busca. No fim, a conta a receber está lançada e o comprovante de entrega está assinado.

O que você vai fazer:

1. Abrir a OS no recebimento.
2. Imprimir a OS para o cliente assinar.
3. Orçar e aprovar.
4. Executar o serviço.
5. Concluir e faturar.
6. Entregar o equipamento.

#1. Abrir a OS no recebimento

1. Abra Serviços > Ordens de serviço e clique em + Nova ordem de serviço (ou tecle N).
2. Em Cliente, digite parte do nome (ex.: "Ana") e clique em Ana Souza.
3. Em Equipamento, digite "Notebook"; em Marca, "Dell"; em Modelo, "Inspiron 15 3520"; em Número de série, o número da etiqueta.
4. Em Defeito relatado, escreva o que o cliente disse: "Não liga depois de cair água no teclado".
5. No Checklist de recebimento, digite cada item que veio junto e tecle Enter: "Carregador original", "Riscos na tampa". Marque os que você conferiu.
6. Em Serviços, na linha aberta, digite "Diagnóstico", Qtd. 1 e Valor unitário 0,00 (você ajusta depois de orçar).
7. Em Condições, informe Técnico responsável e Previsão de entrega. Deixe Garantia (dias) em 90 ou ajuste.
8. Clique em Salvar.

Pronto: a OS abre no detalhe com a situação Em aberto.

#2. Imprimir a OS para o cliente assinar

1. No detalhe, clique em Imprimir OS.
2. Clique em Imprimir. A folha sai com os dados, o checklist e o texto "Autorizo a execução dos serviços descritos nesta ordem e declaro que o equipamento foi entregue nas condições aqui registradas."
3. Colha a Assinatura do cliente e entregue uma via a ele.

Pronto: você tem a prova do estado em que recebeu o equipamento.

#3. Orçar e aprovar

1. Depois do diagnóstico, clique em Editar.
2. Em Laudo técnico, escreva o diagnóstico: "Placa-mãe oxidada no conector do teclado".
3. Em Serviços, troque o diagnóstico por "Limpeza química da placa", valor 130,00.
4. Em Peças, digite parte do SKU ou do nome em Buscar peça no catálogo (SKU, nome ou GTIN) e clique na peça (ex.: teclado). Para peça fora do catálogo, use + Peça avulsa.
5. Se precisar, informe Desconto (R$) e Vencimento (dias após concluir) (ex.: 0 para à vista).
6. Clique em Salvar e depois em Orçar. Passe o valor ao cliente.
7. Quando o cliente aprovar, clique em Aprovar.

Pronto: a OS fica Aprovada.

#4. Executar o serviço

1. Quando o técnico começar, clique em Iniciar serviço.
2. Se usar peça do catálogo, lance a saída do estoque em Estoque. O aviso amarelo "1 peça com produto aguarda baixa de estoque." lembra disso.

Pronto: a OS fica Em andamento e o Histórico registra cada mudança com data e hora.

#5. Concluir e faturar

1. Com o serviço pronto, confira os itens e o Total.
2. Clique em Concluir e faturar.
3. Na janela, confira o valor ("Concluir a OS 1 gera uma conta a receber de R$ 219,90...") e clique em Concluir e faturar.

Pronto: a OS fica Concluída e aparece em Contas a receber geradas com o vencimento. A conta está em Financeiro > Contas a receber, pronta para receber.

#6. Entregar o equipamento

1. Quando o cliente vier buscar, clique em Comprovante de entrega e em Imprimir. A folha traz a declaração de recebimento e a garantia ("Garantia válida até ...").
2. Colha a assinatura.
3. Volte ao detalhe e clique em Registrar entrega.

Pronto: a OS mostra Entregue em com data e hora. Receba o pagamento em Contas a receber.

#Próximos passos

• Todos os campos e botões: Nova ordem de serviço e Detalhe da ordem de serviço.
• Cliente com manutenção mensal? Crie um contrato: Como criar um contrato com cobrança recorrente.